Konieczność weryfikacji kontrahentów wynikająca z należytej staranności odgrywa niezwykle istotną rolę w przypadku podatku VAT. Jest to element należytej staranności podatnika VAT. Podatnik zobowiązany jest zatem do każdorazowej weryfikacji statusu podatnika oraz innych danych widniejących w rejestrach publicznych.
Z myślą o ułatwieniu weryfikacji podatników VAT, Ministerstwo Finansów wprowadziło nowelizację do ustawy o VAT, ustawą z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Wspomniana ustawa ma obowiązywać od 1 września 2019 r. z wyjątkiem przepisów dotyczących podatków dochodowych (od roku 2020).
Biała lista podatników
Nowelizacja ma na celu uszczelnianie systemu podatku od towarów i usług, jak również zminimalizowanie ryzyka nieświadomego udziału podatników w karuzelach VAT. W związku z tym od września zacznie obowiązywać „biała lista” podatników VAT.
Biała lista podatników to elektroniczna baza podatników VAT, która będzie prowadzona przez szefa KAS. Zastąpi ona obecne rejestry zawierające informacje o statusie podatnika VAT (wykaz podatników zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru).
Biała lista podatników zawierać będzie informacje o podatnikach VAT, takie jak m.in.:
• Nazwę firmy lub imię i nazwisko
• Numer służący do zidentyfikowania podmiotu na potrzeby podatku (o ile został on nadany)
• Numer REGON (o ile został on nadany)
• Numer PESEL (o ile podmiot posiada takowy)
• Numer w KRS (o ile został nadany)
• Adres siedziby (w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną)
• Adres stałego prowadzenia działalności
• Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP lub numery PESEL
• Daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnik VAT
• Podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnik VAT
• Numery rachunków rozliczeniowych – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym.
Odpowiedzialność solidarna
W sytuacji, gdy należność została przekazana na rachunek inny, niż rachunek zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie, nabywca będzie odpowiedzialny solidarnie z kontrahentem do wysokości podatku VAT z danej transakcji.
Ponadto wykonanie przelewu o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek inny, niż ten widniejący Białej liście podatników skutkować będzie wyłączeniem w/w wydatku z kosztów uzyskania przychodów.
Aby uniknąć odpowiedzialności solidarnej, należy opłacić transakcję z zastosowaniem mechanizmu split payment. Solidarna odpowiedzialność oraz wyłączenie wydatku powyżej 15 000 zł z kosztów uzyskania przychodu nie będzie stosowane również w przypadku podatników, którzy w ciągu 3 dni od chwili wykonania błędnego przelewu powiadomią naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Integracja z systemami ERP
Naturalnie w przypadku współpracy z wieloma kontrahentami każdorazowe sprawdzanie danych w Białej liście podatników może okazać się uciążliwe. Z tego względu warto sięgnąć po programy integrujące systemy finansowo księgowe z rejestrami podatników, takie jak Czynny Podanik VAT od firmy Hogart. Pełna wersja programu obsługuje już wykaz podatników wykreślonych, przywróconych oraz tych, którym odmówiono rejestracji. W chwili udostępnienia Białej listy podatników VAT zostanie ona dodana do wersji Hogart Czynny Podatnik Lite oraz wersji bazodanowej.
